11 pravidiel, ako písať emaily

O tom, ako písať emaily sa už veľa popísalo. Je nám jasné, že vďaka nášmu emailu si ten na druhej strane o nás urobí nejaký obraz. Je nám jasné aj to, že by email mal mať nejakú kultúru. Ušetrím vás všetkých tých prečo, poviem vám ako. Ako správne písať emaily, aby z nich tí, ktorým ich adresujeme, mali dobrý pocit a hlavne, aby ich aj chceli dočítať a dočítali.

1. Zabudnite „Vážení“

ako písať emaily

ako písať emaily

Vážení súdruhovia, zabudnite na slovo vážení/ý. Je to socialistický prežitok. Pre nás mnohých príjemná nostalgia, spomienka na predmet hospodárska korešpondencia a strojopis na ekonomickej, ale doba je už trošku inde. A strojopis už nie je. Takže ani vážení už nie sme, ok?

Úvod emailu by teda mohol vyzerať napr. takto:

Dobrý deň, p. Novotný,

rada by som upresnila termín nášho stretnutia.

Veľa ľudí nevie, že aj za pozdravom je čiarka a potom aj za menom. Nasleduje ďalší riadok, ktorý začíname malým písmenom.

2. Personalizujte email

Vyhnite sa emailom bez oslovenia. To ako keby ste napísali: Hej ty tam… Ak je to len trochu možné, zistite si meno a oslovte adresáta. Dotkne sa ho to v dobrom slova zmysle, udržíte si tak skôr jeho pozornosť. Máte väčšiu šancu, že začne čítať.

3. Prihovárajte sa jednej osobe

Keď píšete email, alebo newsletter, ktorý v konečnom dôsledku ide všetkým, vždy sa prihovárajte jednej osobe. Dajte dotyčnému najavo, že je pre vás dôležitý, nie len jedným z mnohých.

S výnimkou prípadov, kedy napríklad po školení posielate účastníkom poďakovanie, prezentáciu a pod. Vtedy je to prípustné.

4. Nenaťahujte reči, nehrajte pingpong

Nebudeme si hovoriť o tom, že sa nemáme zamotávať, lebo nikto z nášho emailu nebude dolovať, o čo nám vlastne ide. Myslime stále na to, že ten, kto číta, nemá ani sekundu nazvyš. Takže, ak mu hneď na úvod nevyklopíme, čo od neho chceme, tak je možné, že to nikdy nezistí, lebo náš email nedočíta.

Píšte emaily tak, aby ste nemuseli zbytočne hrať pingpong. Ten na druhej strane naozaj nemá čas ani chuť na prázdne reči, myslite na váš zámer a spôsob, ako sa dostať čím skôr do cieľa.

Takto sa naozaj nedajú písať emaily

Takto sa naozaj nedajú písať emaily

Ako to myslím? Nájdite rozdiel:

a.)

Dobrý deň, p. Novotný,

pamätáte sa, ako sme sa pred mesiacom stretli… Teraz je ten ideálny čas, horúčavy už začali, preto Vám píšem. Dohodli sme sa, že sa stretneme ohľadne ponuky na klimatizáciu, v ktorej sme líder na trhu. Chcem Vás informovať o výhodnej ponuke a o našich benefitoch.

Neviem, či máte čas a môžeme sa stretnúť, ak nie ste zaneprázdnený. Neviem, aký termín by Vám vyhovoval, navrhnite, ja sa prispôsobím. Dajte mi vedieť, prosím. Ďakujem Vám veľmi pekne.

S pozdravom a prianím pekného dňa Daniela

A čo takto?:

b.)

Dobrý deň, p. Novotný,

v nadväznosti na našu nedávnu dohodu navrhujem stretnutie 5. septembra o 10 hod. u nás vo firme.

Vyhovuje Vám tento termín, prosím Vás?

Ďakujem za Vašu skorú odpoveď a teším sa na stretnutie.

S pozdravom Daniela

  • Email a.) – je možné, že by sme sa takouto komunikáciou k termínu stretnutia ani nedopracovali.
  • Email b.) – je viac ako pravdepodobné, že dostanem potvrdenie termínu, alebo návrh iného konkrétneho termínu už v odpovedi.
    • Pravidlo uvedené v  b.) môžete vo všeobecnosti použiť, ak sa učíte, ako si dohodnúť stretnutie, či už telefonicky, alebo emailom. Je to jedna z  dobrých obchodníckych techník a funguje.
    • A ak vám v b.) chýba info o tom, čím sa vlastne zaoberám, to bude určite zrejmé z emailovej vizitky. Takže šetrime čas aj slová.

5. Vykajte správne a používajte veľké Váš, Vás

Pri vykaní používajte 3. osobu množného čísla, v praxi to znamená:

Nie: Bola by ste taká láskavá…   Správne: Boli by ste taká láskavá….

Práve email je tá forma komunikácie, kde je na mieste používať veľké Váš, Vám, lebo je adresovaný jednej konkrétnej osobe, nie všetkým. (Nie na postoch na sociálnej sieti, tam sa píše malé váš, vám.)

Nie: Som na dovolenke, na váš email vám odpoviem….  

Ale: Som na dovolenke, na Váš email Vám rada odpoviem po….

6. Emócia áno, trpné príčastie nie

Keď sa to hodí, použite aj emóciu, ako v prípade vyššie slovíčko „rada“. Nepoužívajte trpné príčastia, lebo v nich nie je dej, život.

Nie: Tovar bude dodaný                           Ale: Tovar Vám doručíme…

Toto pravidlo môžete využiť aj pri automatickej odpovedi na objednávku z vášho eshopu.

7.  Buďte zdvorilí, ale nie sladkí

Slovné spojenie „žiadam Vás“ nahraďte „prosím Vás“.

Ale pozor, že máme použiť aj emóciu neznamená, že budeme príliš sladkí a text zbytočne kvetinkovať. Ak to preženiete so zdvorilosťou, môžete pôsobiť veľmi úlisne a vtieravo. A to určite nechcete.  Pozor aj na zdrobnelinky a smajlíkov.

8. Štruktúrujte text

Už po pozdrave a oslovení dajte nový riadok. Potom vždy pri novej myšlienke a na záver tak isto. Vyzerá to oveľa lepšie a prehľadnejšie. Lepšie sa to číta.

9. Menej je viac

Už len keď mi príde dlhý email, mám okamžite chuť ho zatvoriť. Vy nie?

Prečítajte si pred odoslaním email a vyhoďte každé slovo navyše. Všetko, bez čoho bude mať email zmysel. Zo súvetí urobte radšej 2 – 3 kratšie vety. Očistite email o tzv. vatu. Dokonalosť neznamená, že nie je čo pridať, ale ubrať. Tým sa riaďte v komunikácií so zákazníkom vždy.

10. Bacha na pravopis

Nemusíte byť jazykovedec a kľudne hovorte rečou svojho kmeňa, ak zachováte predošlé pravidlá, to je ok. Ale určite si dajte pozor na gramatiku. Nejaká čiarka sa dá odpustiť, ale hrúbky a spodobovanie na konci slova, to dokáže naštrbiť dôveru a dojem. Ak si nie ste istí, radšej nájdite podobné slovíčko a nahraďte to diskutabilné. Používajte interpunkčné znamienka.

11. Rozlúčte sa správne

Záver dajte do odseku. Poďakujte sa, prípadne napíšte niečo zdvorilé.

Áno: S pozdravom Daniela         Nie: S pozdravom, Daniela

Za takýmto ukončením emailu nedávame bodku a za „s pozdravom“ nepatrí čiarka.

 

Súčasťou rozlúčky by mal byť aj emailový podpis. V ňom všetky dostupné kontakty na vás a sociálne siete. Ale bacha, nepíšte tam celý http link v takejto forme https://www.facebook.com/danielinopero/, ale radšej  vložte ikonku FB, ktorú zalinkujete, alebo zalinkujte iba slovo Facebook.

Tak a teraz môžete vyšperkovať vaše emaily do dokonalosti. Nezabúdajte, menej je viac.

Pomohol vám tento článok? Ak áno, budem rada, ak mu dáte like. Ďakujem.

Ahoj, volám sa Daniela Mudráková. V marketingových vodách plávam od roku 2004. Základom prežitia v dnešnom virtuálnom svete je dobre poznať psychológiu predaja, mať cit pre obchod a rozumieť zákazníkom. Baví ma vytvárať obchodné stratégie a pomáhať vám získať zákazníkov na svoju stranu, tvoriť kampane a texty, ktoré chytia vašich zákazníkov za srdce, aj za peňaženku. Na seminároch a workshopoch vás rada naučím nielen ako písať trefné texty, rozumieť obchodu, ale aj ako budovať značku a predávať online.

TEXTY, KTORÉ CHYTIA ZÁKAZNÍKOV NIELEN ZA SRDCE, ALE AJ ZA PEŇAŽENKU
Facebook Odber noviniek